Optimisation de la gestion des bénévoles et du staff sur une saison d'événements

L'Automobile Club de l'Ouest (ACO), organisateur légendaire des 24 Heures du Mans, est non seulement un haut lieu d'innovation technologique sur la piste, mais aussi en dehors. Depuis 2021, l'ACO a fait un pas audacieux vers l'amélioration de la gestion de ses ressources humaines en déployant Qoezion, une solution complète de gestion des bénévoles et du personnel pour les courses qui se déroulent sur le circuit de la Sarthe.

Innovation technologique hors piste

Les 24 Heures du Mans ont toujours été une vitrine d'innovation technologique pour l'industrie automobile, et l'ACO a étendu cet esprit novateur à la gestion des ressources humaines grâce à l'adoption de Qoezion. Cette transition démontre que l'innovation transcende la piste et englobe désormais la manière dont l'ACO gère son personnel et ses bénévoles. La solution permet de gagner du temps dans la gestion des ressources humaines, comme en témoigne Pierrick Navarre, Responsable Expérience Spectateur.

« J’utilise Qoezion depuis 2 ans. L’outil est simple d’utilisation et ludique. Il me permet de gagner du temps dans la gestion des bénévoles lors des différentes épreuves se déroulant sur le circuit des 24 Heures. Il permet également de partager à plusieurs les informations à l’instant T. Cela simplifie la communication et l’organisation entre les différents services et intervenants. De plus, toute l’équipe Quick-Off est incroyable par leur qualité d’écoute, de partage, d’amélioration et réactivité. Je recommande cet outil. »

Pierrick Navarre

Responsable Expérience Spectateurs

Mutualisation et capitalisation

L'ACO organise plusieurs courses chaque année, mobilisant à chaque fois de nombreuses équipes. Le déploiement de Qoezion sur l'ensemble de ces événements offre une solution intégrée pour coordonner les milliers de bénévoles et de membres du personnel qui contribuent au succès de chaque événement. Les fonctionnalités essentielles telles que la duplication et la création d'une communauté en évolution constante permettent à l'ACO de maintenir une cohérence opérationnelle tout en s'adaptant aux spécificités de chaque course.

Vers l'excellence opérationnelle

Grâce à Qoezion, l'ACO progresse significativement vers l'excellence opérationnelle, démontrant que l'innovation et l'amélioration continue sont au cœur de sa culture. L'organisation est prête à relever de nouveaux défis tout en capitalisant sur les compétences et l'engagement de sa communauté grandissante de bénévoles.

L'ACO demeure un leader mondial dans le sport automobile, tant sur la piste qu'hors piste. L'adoption de Qoezion témoigne de l'orientation résolument tournée vers l'avenir de l'ACO, tout en préservant les traditions qui ont façonné sa renommée.

Un mot du chef de projet Quick-Off

« En tant que chef de projet en lien avec l’ACO, le défi était d’organiser et de gérer un vaste pool de bénévoles engagés dans 11 services différents, dont chacun présentait ses propres spécificités. Du recrutement des bénévoles, à la planification des affectations en passant par le suivi en temps réel, la plateforme a fourni une visibilité totale et une coordination fluidifiée. La communication transparente et la gestion simplifiée ont créé un environnement où les bénévoles se sentaient valorisés et bien informés, ce qui s’est traduit par un engagement renforcé et une expérience positive. »

Arnaud Robin

Chef de projet Qoezion

Et maintenant, pourquoi pas vous ?