Faciliter la gestion des accréditations sur un festival

Musilac est un festival de musique organisé en Savoie à Aix-les-Bains sur l'esplanade du lac du Bourget. Le festival a choisi Qomeet pour améliorer la gestion des accréditations sur le festival et Qoezion pour gérer et animer sa communauté de bénévoles.

Les enjeux étaient de taille pour Musilac : gérer les demande d'accréditations pour plus de 1 000 participants représentant 94 structures différentes, tout en garantissant un accès fluide aux zones de repas, d'accès, de transport, d'hébergement et de parking, et en maîtrisant les dépenses.

Centraliser les échanges, planifier et évaluer les besoins depuis une solution logicielle

Avec Qomeet, Musilac a pu centraliser et harmoniser les demandes d'accréditations, offrant une vue d'ensemble complète des besoins logistiques de chaque participant. Les avantages sont concrets : une simplification de la gestion des inscriptions via un portail dédié, une interopérabilité pour une transmission en temps réel des informations d'accréditation vers les bracelets NFC des participants, et une maîtrise du budget.

L'utilisation de Qoezion a permis une gestion fluide et optimisée des bénévoles, offrant la possibilité de planifier les rôles, d'attribuer les horaires, et de suivre les disponibilités des équipes en temps réel. De plus, Qoezion permet de centraliser tous les échanges et la planification, éliminant le besoin de jongler entre e-mails, fichiers Excel ou autres messageries.

« En 2023, nous nous somme lancés sur le tard dans l’utilisation de Qomeet. Pour autant, les résultats de cette première année, sont assez probants, avec 1259 accrédités enregistrés sous 94 structures différentes. Tous ont adhéré à ce nouvel outil. Côté organisateur, nous sommes conscients, faute de temps, de n’avoir pu utiliser pleinement l’ensemble des fonctionnalités. Les perspectives étant intéressantes, on est convaincu de pouvoir aller encore plus loin, notamment dans la facilité des contrôles d’accès, la lutte contre le gaspillage et de manière plus globale une gestion plus fine de nos dépenses. »

Xavier Réchain

Administrateur de Musilac

Prise en main rapide et réussie des solutions logicielles

Quick-Off et Musilac ont relevé avec succès un défi majeur : la prise en main rapide et efficace de nos solutions, Qomeet et Qoezion, à seulement quelques semaines du début de l'événement. Cela a été possible grâce à un accompagnement efficace, une formation dispensée par nos chefs de projet événementiel, ainsi qu'un accès au centre d'aide en ligne.

Et maintenant, pourquoi pas vous ?