Introduction à la politique de confidentialité

Qui sommes-nous ?

Qoezion est un service numérique permettant aux organisateurs de recruter et coordonner les équipiers (bénévoles ou staff) qui contribuent à la bonne tenue d’événements de tous types (sportifs, culturels, caritatifs, professionnels …).

Qoezion se donne pour objectif de faciliter à la fois la vie des organisateurs et des équipiers, en proposant des outils simples, intuitifs et sécurisés, conçus pour faire gagner à chacun un maximum de temps pour leur permettre de se consacrer pleinement à leurs événements.

Les différentes adresses utiles au service sont les suivantes :

• Application Qoezion : https://app.qoezion.com
• Aide en ligne : https://help.qoezion.com/fr
• Portail support client : https://quick-off.atlassian.net/servicedesk/customer/portal

Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité rassemble des informations sur le traitement des données personnelles effectué dans le cadre de la plateforme Qoezion. Elle vise à vous fournir des informations utiles pour comprendre comment vos données sont traitées et comment vous pouvez exercer vos droits.

La société Quick-Off est attentive à la protection des données personnelles et s’engage à traiter vos données dans le respect de la législation et avec une exigence de transparence.

Nous pouvons ainsi être amenés à modifier, compléter ou mettre à jour ce document pour toujours répondre aux exigences règlementaires.

Pour toute question relative à cette politique, vous pouvez nous envoyer votre demande à l’aide du formulaire suivant :
https://quick-off.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/6/group/6/create/55

Définitions

Éditeur : la société Quick-Off est éditrice du service numérique Qoezion.

Qoezion : service numérique de recrutement et gestion de staff et bénévoles à destination des organisateurs d’événements.

L'Organisateur : l’entité qui a souscrit aux services de l’éditeur pour l’organisation de ses événements.

L'Utilisateur : La personne utilisant Qoezion qu’il soit bénévole, membre du staff ou organisateur d’événement.

Données collectées

Quelles données sont recueillies ?

Dans le cadre de l'utilisation des services fournis par plateforme Qoezion, l’éditeur collecte des données personnelles concernant ses utilisateurs.

Les catégories de données collectées sont les suivantes :

• Données d’identification (notamment nom, prénom, date de naissance, photo de profil)
• Données de contact (adresse email, numéro de téléphone)
• Données d’usage (notamment pages web visitées, traces techniques)

Les paragraphes suivants précisent l’utilisation faite de ces données.

Compte utilisateur

Lorsque vous créez un nouveau compte utilisateur sur Qoezion, nous collectons :

• Nom et prénom
• Numéro de téléphone (optionnel, pour vous permettre d’être notifié par SMS. Vous pouvez désactiver les notifications par SMS depuis les paramètres de votre profil utilisateur)
• Date de naissance (pour nous assurer que vous avez l’âge minimal pour accéder au service, et pour candidater à certains événements)
• Email (pour vous permettre d’être notifié par email, pour vous permettre de réinitialiser votre mot de passe en cas de mot de passe oublié, et pour vous permettre de recevoir la newsletter si vous le souhaitez)

Le compte Qoezion vous permettra de :

• Candidater à des événements, accéder aux espaces équipiers de vos événements, communiquer avec les organisateurs
• Créer et gérer vos propres événements et comptes organisations

Profil Qoezion

Avec votre compte Qoezion, vous pouvez également renseigner sur votre page profil :

• Une photo de profil
• Une description de votre expérience dans l’événementiel

La page profil Qoezion reprend les différents événements auxquels vous avez participé, et est visible par les organisateurs des événements auxquels vous candidatez.

Données liées aux événements et organisateurs d’événements

Lorsque vous candidatez à un évènement, vous pouvez être amené à fournir des données personnelles supplémentaires dont l’organisateur a besoin dans le cadre de l’organisation de cet événement.

Ces données sont partagées avec l’organisateur de cet événement précis. Elles ne sont pas partagées ni avec d’autres organisateurs de la plateforme Qoezion, ni avec l’éditeur lui-même.

L’organisateur est responsable de la nature et de l’utilisation des données personnelles collectées via ce formulaire de candidature. Si vous avez des demandes concernant l’utilisation et le traitement des données collectées dans le cadre d’un événement, vous pouvez contacter directement l’organisateur en utilisant la messagerie fournée par la plateforme Qoezion.

Mesure de statistiques web

Conformément aux recommandations de la CNIL en date de mars 2021, et par souci de rendre votre expérience aussi agréable que possible, nous avons choisi de ne pas avoir recours à des traceurs tiers. Qoezion s’appuie ainsi sur une solution auto hébergée de collecte statistique sans cookies et sans données nominatives : Matomo.

L’analyse de ces traces nous permet d’ajuster la plateforme de manière à la rendre plus agréable et plus efficace.

Traces techniques

Dans le but légitime de préserver la stabilité, la sécurité et les performances de la plateforme Qoezion, Quick-Off collecte des traces techniques avec Sentry.

Il s'agit d'informations techniques telles que le type et la version du système d'exploitation et du navigateur internet, le temps de chargement, la description des erreurs rencontrées et l'adresse IP.

Ces traces sont horodatées et associées à l'identifiant technique du compte Qoezion de l'utilisateur. Un mécanisme de nettoyage automatique des données est utilisé pour éviter la collecte fortuite de données personnelles contenues dans les traces techniques.

Quels sont les destinataires de vos données ?

Les données personnelles collectées ne sont destinées qu’à l’éditeur, Quick-Off, et dans le seul cadre de l’exécution des services numériques fournis par Qoezion. En aucun cas ces données ne sont vendues ou louées à des tiers.

Où sont hébergées les données ?

Les données sont hébergées dans le centre de données AWS Europe (Paris), en France.

Registres des traitements

En application de l’article 30 sur la RGPD, Quick-Off maintient un registre de traitement de données personnelles décrivant les traitements effectués en qualité de responsable de traitement.

Ce registre est mis à la disposition de la CNIL sur demande.

Sécurisation de vos données

Moyens mis en œuvre pour sécuriser vos données

Quick-Off met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées et conformes aux règlementations en vigueur pour protéger les données à caractère personnel.

L'accès à ces données est strictement limité aux personnes habilitées en raison de leurs profils et sont tenues par une obligation de confidentialité.

Les collaborateurs de la société Quick-Off sont soumis à une charte informatique en annexe du règlement intérieur pour assurer une sécurité adaptée en interne.

Des audits de sécurité indépendants sont menés pour contrôler l’efficacité des mesures mises en place pour garantir la sécurité de ces données.

Durée de conservation des données

Les données relatives à un profil utilisateur sont conservées tant que le profil est actif.

Qoezion supprime automatiquement les comptes après 3 ans d’inactivité. L’utilisateur est alors averti par email et peut réactiver son compte et ainsi repousser la date de suppression automatique.

Les utilisateurs peuvent supprimer leur compte à tout moment, directement dans la plateforme Qoezion.

La suppression du compte Qoezion n’implique pas la suppression automatique des données partagées avec les organisateurs d’événement : il appartient à l’utilisateur de demander également la suppression de ses données personnelles auprès de ces organisateurs.

Droits des personnes

Responsabilités

L’éditeur est responsable de traitement vis-à-vis d’un utilisateur de la plateforme dans le cadre de son activité sur la plateforme qui n’est pas liée directement à un évènement pour lequel il a candidaté.

Dans le contexte d’un événement (formulaire de candidature, espace équipier, messagerie), sauf indications contraires, l’organisateur de cet événement est responsable des données.

Le responsable de traitement est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la conformité des traitements sur les données personnelles de ses utilisateurs et s’assure de prendre toutes les mesures appropriées pour sécuriser ces traitements. Il doit s’assurer que ses sous-traitants opèrent en conformité avec le règlement sous peine de voir sa responsabilité engagée.

Exercice de vos droits

Vous disposez de plusieurs droits concernant vos données que vous pouvez exercer auprès du responsable de traitements.

• Droit d'accès et de rectification
• Droit de portabilité
• Droit d'opposition
• Droit de suppression

Le responsable de traitement se réserve le droit de refuser toutes demandes manifestement abusives notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique. Ce refus sera motivé par écrit.

Vous pouvez exercer vos droits à l’aide du formulaire en ligne suivant :
https://quick-off.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/6/group/6/create/55

Ou par courrier à l'adresse ci-dessous :

Quick-Off
A l'attention de Jérôme Salvat, DPO
5 boulevard François Mitterrand, 43120 Monistrol/Loire, France