Harmoniser la gestion des bénévoles sur plusieurs événements pour l'UTMB World Series
36
événements internationaux
22
pays différents
2400
bénévoles sur le Dacia UTMB Mont-Blanc
En 2021, l'UTMB (Ultra-Trail du Mont-Blanc) a entrepris une initiative audacieuse en créant l'UTMB World Series, un circuit international de courses de trail running. Pour répondre aux besoins spécifiques de chaque course tout en maintenant une cohérence globale, l'UTMB a fait face à des défis logistiques complexes, en particulier en ce qui concerne la gestion des bénévoles. La solution à ces défis est venue de Quick-Off avec son logiciel Qoezion.
Une plateforme adaptée aux spécificités de chaque course
Ce qui distingue Qoezion, c'est sa capacité à s'adapter aux spécificités de chaque organisation des UTMB World Series. Chaque course, avec son historique et sa culture uniques, peut utiliser la plateforme selon ses besoins, tout en conservant la cohérence globale souhaitée par l'UTMB World Series.
Les fonctionnalités clés regroupées dans un seul outil
Qoezion se distingue également par son approche transversale en regroupant les fonctionnalités clés pour la gestion des bénévoles au sein d'un seul outil. De la gestion du recrutement à la planification, en passant par la communication et la gestion logistique (restauration, dotations, hébergement, etc.), Qoezion simplifie la vie des organisateurs d'événements complexes comme l'UTMB.
« A l’échelle de l’UTMB World Series, nous cherchions à harmoniser et professionnaliser notre gestion des bénévoles. Il est indispensable, à notre échelle, de faciliter la vie de nos organisateurs locaux tout en assurant une expérience bénévole similaire en fonction des étapes. Avec Qoezion, on peut désormais travailler dans ce sens. »
Benoît Roux
Responsable bénévoles
Des résultats concrets :
- La flexibilité de Qoezion permet à chaque course de gérer ses bénévoles en accord avec ses particularités organisationnelles.
- L'intégration de fonctionnalités clés rationalise l'ensemble du processus, évitant la multiplication d'outils et simplifiant la vie des organisateurs, des bénévoles et des participants.
En faisant le choix de Qoezion, l'UTMB a réussi à harmoniser sa gestion des bénévoles sur les courses de l’UTMB World Series. Devenues des références pour leurs courses exceptionnelles et l’engouement des participants, elles le sont également en terme d’organisation, notamment autour de la gestion des bénévoles et des services associés.
